Pengertian Surat
Surat
adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran
kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman
dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya
dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di
tempat yang berjauhan.
Zaman
dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara mengirimkannya
pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi
sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini
dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.
Pengertian Surat Dan Fungsi Surat
Akan
tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka
ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi
lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang
mempergunakan bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.
Di
era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer
karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki
kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian
kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan,
bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.
Fungsi Surat
Tidak
sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada
beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat
komunikasi
b. Sebagai wakil atau
duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman
untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk
memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat
(pengingat)
g. Sebagai bukti
sejarah dan kegiatan
a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan
surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling
menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun
jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar
dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak
dengan biaya yang lebih murah.
b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat
dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk
mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang
lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah
tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada
berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang
sendiri.
c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat
dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat
berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau
bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis
lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti
hitam di atas putih.
d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa
pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat,
sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman
untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak,
Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila
suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus
bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan
menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat
yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin
suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat
isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat
dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa.
Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.
Syarat – Syarat Surat Yang Baik
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam
penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain
dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal
yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti:
tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat,
nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti:
isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng),
serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti:
menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan
berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan
bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti:
Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menarik disini bukan
berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita
jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga
enak dipandang dan dibaca.
Ketentuan Penulisan Surat
Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang
baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat
yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah
itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal
lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan
dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan satu
persatu, runtun, logis dan teratur.
4. Menggunakan kalimat efektif.
o Sederhana : bersahaja, lugas, mudah,
tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan
lazim.
o Ringkas : tegas dan mudah dipahami.
o Jelas : tidak samar-samar, tidak
meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
o Sopan : menggunakan kata-kata yang
sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
o Menarik : membangkitkan perhatian,
tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.
5. Menghindarkan sejauh mungkin
penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau
singkatan buatan sendiri.
6. Memperhatikan dan menguasai Format
atau Bentuk Surat.
7. Memperhatikan dan menguasai
penulisan Bagian-Bagian Surat.
8. Penulisan atau pengetikan yang
betul, jelas, bersih dan rapi.
9. Memperhatikan ukuran, jenis dan
warna kertas.
o Ukuran : Kwarto (21x29 cm)
o Jenis : HVS untuk lembar asli,
kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.
o Warna : Putih (hvs) untuk lembar
asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan
intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.
10. Isi surat ringkas, jelas, akurat dan
eskplisit.
11. Menggunakan bahasa baku.
Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat
itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang
pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada
pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus
memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi
seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda
baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu
melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana
terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan
pokok-pokok masalahnya.
Jenis-jenis Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi
lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat
kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan,
keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah
resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk
para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal
perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para
langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor
pembuat surat
Format surat tertentu
2.
Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi
kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum
Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya
asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat
Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak
dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh
perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat
Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau
beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan
kedalam sampul atau amplop.
d. Surat
Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat
dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat
kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e.
Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa
surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya).
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat
resmi.
f.
Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara
menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu
hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat
Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak
mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan
pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3.
Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan
menjadi tiga jenis yaitu :
a.
Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara,
sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak
boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak
berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena
isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan
yang korupsi.
4.
Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan
menjadi tiga jenis, yaitu:
a.
Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera
atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan
yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena
penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat
Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak
perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat
tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat
Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk
penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari
penerima.
5.
Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat
Biasa
Surat
yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat
ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan
demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya
tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup
murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang
secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya
pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos
pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat
seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat
tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang
dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera
ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan
dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
Ciri-Ciri Bahasa
Surat
Bahasa surat biasanya
memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih
lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas
maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir
atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan
sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa
yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu,
surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak
menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan
kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya
sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan
kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan
persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta
dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh
bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1)
Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)
Menghilangkan basa-basi
3)
Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)
Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)
Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik
dan Sopan
Bahasa yang menarik
adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak
menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang
dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari
pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan
lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan
maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak
menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat
orang lain.
BAGIAN-BAGIAN SURAT
Bagian-bagian
surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat
menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang
resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing
bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai
kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:
a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau
instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun
surat dikeluarkan.
c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa
surat itu dikirimkan.
d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta
keinginan dan pengirim.
e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan
penanggung jawab surat tersebut.
f) Untuk mengetahui, mungkin ada
dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
Sebuah surat terdiri
dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang
telah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian
surat itu terdiri dari:
a) Kepala surat
b) Tanggal surat
c) Nomor surat
d) Lampiran surat
e) Hal atau perihal surat
f) Alamat dalam
g) Salam pembuka
h) Isi surat
i) Salam penutup
j) Nama jabatan
k) Nama terang dan NIP
l) Tembusan
m) Inisial
Dalam bab ini akan
dibahas satu persatu mengenai beberapa cara penulisan bagian-bagian surat
tersebut menurut kaidah korespondensi, atau berdasarkan bentuk dan kelaziman
yang diterapkan pada lembaga yang bersangkutan.
1) Kepala Surat.
Setiap surat resmi baik
niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala
surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang
mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk
surat niaga.
Penulisan kepala surat
memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat
resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh lembaga yang
bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:
a) Dalam kepala surat harus tercantum:
nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada.
b) Dapat dicantumkan juga logo atau
lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.
c) Tidak boleh dibuat terlalu besar agar
tidak mengganggu keindahan surat.
d) Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih
besar dari nama organisasi yang membuat surat.
2) Tanggal Surat
Ada dua cara penulisan
tanggal surat, yaitu:
O Jika penulisan tanggal surat menggunakan
kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota.
O Jika penulisan tanggal surat menggunakan
kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.
3) Nomor Surat
Penulisan nomor surat
ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor
bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan
pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.
4) Lampiran
Penulisan kata lampiran
ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang
disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan
lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.
5) Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah
bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika
agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris
agar tidak mengganggu format.
6) Alamat Dalam
Penulisan alamat dalam
dapat ditulis sbb:
a) Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang
dikirimi surat.
b) Yang diberikan kata Yth. adalah orangnya bukan lembaganya.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka
ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam
pembuka:
a. Dengan hormat,
b. Assalamu’alaikum wr. wb,
8) Isi Surat
· Alinea pembuka
Jika kita menulis
surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi
didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea
pembuka antara lain:
a. Dengan ini kami beritahukan bahwa
.............
b. Kami beritahukan bahwa
...............................
c. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal
...... Nomor .......
· Isi surat
Isi surat merupakan
inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.
· Alinea penutup
Alenia penutup
digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.
Contoh:
a. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan
terima kasih.
b. Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima
kasih.
9) Salam Penutup
Salam penutup tidak
begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering digunakan seperti:
a. Hormat kami,
b. Wa’alaikum salam.
10) Nama Jabatan
Nama jabatan perlu
dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap
surat tersebut.
Contoh:
a) Direktur,
b) Kepala
11) Nama Terang dan NIP
Nama terang penanda
tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung
jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika
dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu
juga mencantumkan NIP.
12) Tembusan
Tembusan adalah surat
yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada
hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai
akibat dikeluarkannya surat tersebut.
13) Inisial
Inisial lazim
dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya
hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja.
Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan
singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.
Contoh Surat Lamaran Kerja
Jakarta, 29 Mei 2013
Hal: Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth,
Bapak / Ibu Manager personalia
PT. Maju Terus
Hal: Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth,
Bapak / Ibu Manager personalia
PT. Maju Terus
Dengan hormat,
Sesuai dengan informasi lowongan
kerja dari PT. Maju Terus, seperti yang termuat dari harian Cerah pada tanggal
14 Oktober 2011. Saya ingin mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim
Marketing di PT. Maju Terus sebagai berikut:
Nama : ……………………..
Tempat & tgl. Lahir : …………………..
Pendidikan Akhir : ………………….
Alamat : …………………
HP : ………………….
Email : ………………………
Status Perkawinan : ……………………..(single/nikah)
Nama : ……………………..
Tempat & tgl. Lahir : …………………..
Pendidikan Akhir : ………………….
Alamat : …………………
HP : ………………….
Email : ………………………
Status Perkawinan : ……………………..(single/nikah)
Saat ini saya bekerja sebagai staff
di PT. Hampir mati, Saya senang untuk belajar dan dapat bekerja dengan baik
secara mandiri maupun dalam tim.
Sebagai bahan pertimbangan, saya
juga melampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup (Curriculum
Vitae).
2. Foto copy ijazah terakhir.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.
2. Foto copy ijazah terakhir.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.
Besar harapan saya kepada PT. Maju
Terus untuk memberikan kesempatan wawancara dan diberi kesempatan untuk
menjelaskan lebih mendalam tentang diri saya. Seperti yang tercantum di resume
(riwayat hidup), saya mempunyai riwayat pendidikan, pengalaman berpotensi dan
seorang pekerja keras.
Demikian surat lamaran pekerjaan ini
saya buat dan saya sampaikan terima kasih atas perhatian Bapak / Ibu Manager
personalia.
Hormat saya,
Contoh Surat Pengunduran Diri
Jakarta,
29 Mei 2013
Kepada, yth, Kepala. HRD PT XXX
Kepada, yth, Kepala. HRD PT XXX
Di
Tempat
Dengan Hormat,
Dengan Hormat,
Dengan surat ini saya sebagai karyawan
PT XXX berdasarkan Surat Kesepakatan Bersama ( SKB) mengenai peraturan tenaga
kerja dan karyawan, maka:
Nama
: …………….
Departemen : …………….
Jabatan : …………….
No Karyawan : …………….
Departemen : …………….
Jabatan : …………….
No Karyawan : …………….
bermaksud mengajukan permohonan
pengunduran diri dari PT XXX karena (sebutkan alasan mengapa anda mohon
mengundurkan diri dari PT XXX, tidak perlu detail). Surat ini saya buat sesuai
prosedur hubungan industrial dan tanpa motivasi negatif. Saya berharap
perusahaan bisa menerima keadaan saya dan memberikan hak-hak sesuai peraturan
yang berlaku.
Demikian surat permohonan
pengunduran diri ini saya buat dengan sejujurnya. Atas dukungan dan bantuan
yang telah diberikan selama saya bekerja di PT XXX, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
Jakarta, 29 Mei 2013
Jakarta, 29 Mei 2013
( …………………. )
Contoh Surat Kuasa
Yang bertanda tangan dibawah ini
Nama
|
: Etty Kusnaedi, SH, M.Si.
|
Jenis Kelamin
|
: Wanita
|
Tempat Tanggal Lahir
|
: Kuningan, 7 April 1968
|
Alamat
|
: Jl. Penjernihan 1 No. 27
Kel. Pejomongan, Kec.Tanah
Abang, Jakarta Pusat
|
No. KTP
|
: 34.65.03.1006.78910
|
Pekerjaan
|
: Direktur Utama PT. Agung
Gemilang
|
Memberikan kuasa kepada
Nama
|
: Nursakum
|
Alamat
|
: Jl. Administrasi Negara 1 No. 9
Kel. Petamburan, Kec. Tanah
Abang, Jakarta Pusat.
|
No. KTP
|
: 35.76.02.1007.876543
|
Pekerjaan
|
: Karyawan PT. Agung Gemilang
|
Untuk pengambilan
|
: Satu Buah Buku BPKB Mobil Toyota
Alphard
|
Nopol
|
: B 4716 UR
|
Warna
|
: Hitam Metalik
|
No. Mesin
|
: T-AVD-987-ID-9856565
|
No. Rangka
|
: MHUTG-9966546-AVD-68992.
|
Atas Nama
|
: Etty Kusnaedi, SH, M.Si.
|
Demikianlah Surat Kuasa ini saya
buat agar dipergunakan sebagaimana semestinya.
Jakarta, 8 April 2013
Yang Diberi
Kuasa
Yang Memberikan Kuasa
(Nursakum)
(Etty Kusnaedi, SH, M.Si.)
Curriculum Vitae
Pengertian Curriculum Vitae
Curiculum
vitae atau daftar riwayat hidup adalah catatan singkat tengatang gambaran diri
seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran diri itu paling tidak harus di
isi keterangan tentang pendidikan atau keahlian dan pengalaman. Dengan data itu
riwayat hidup akan memberikan gambaran atau kualifikasi seseorang. Dari segi
penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai bentuk standard. Riwayat hidup
ditulis seperti karangan singkat, diawali oleh judul dan ditutup oleh rangkaian
tanggal, tanda tangan dan nama. Sebenarnya riwayat hidup termasuk surat
keterangan, dalam hal ini keterangan pribadi.
Ada
beberapa perbedaan antara curriculum vitae dan resume. Sebuah curriculum vitae
adalah lebih lama (hingga dua atau lebih halaman), lebih sinopsis rinci latar
belakang dan keterampilan. Sebuah CV berisi pengungkapan latar belakang
pendidikan Anda dan akademis serta pengalaman pengajaran dan penelitian,
publikasi, presentasi, penghargaan, kehormatan, afiliasi dan rincian lainnya.
Sebagai dengan resume, Anda mungkin perlu berbagai versi CV untuk berbagai
jenis posisi.
Manfaat Curriculum Vitae
Manfaat
curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri
dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang
akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah
diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan –
kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan
kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.
Susunan Curiculum Vitae
:
1. Data Pribadi
Bagian ini berisi nama,
alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.
2. Pendidikan
Bagian ini menjelaskan
latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya,
banyak yang membuat CV menjelaskan dari
TK (Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan
terakhir).
3. Pengalaman Kerja
Bagian ini adalah
bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan
gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau
masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera
menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian
yang panjang.
4. Skill Yang Dimiliki
Seharusnya pada bagian
ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses
belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk
yang meyakinkan dan informatif.
5. Training Yang Pernah
Diikuti
Untuk lebih meyakinkan
lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk
memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja
yang sudah dimiliki.
6. Prestasi
Ini adalah bagian yang
penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan
presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.
7. Kegiatan
Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan
Selain hal-hal yang
berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit
gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa
pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial yang lebih luas, tidak hanya sebatas di
lingkungan pekerjaan.
Isi Curriculum Vitae
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Desi
Rahmningsih
Tempat, Tanggal
Lahir : Makasar, 02 Maret 1995
JenisKelamin
: Perempuan
Agama
:
Islam
Kewarganegaraan
: Indonesia
Alamat
: Jl. Suka Raya No. 67 RT 06 / RW 07
Telepon
: 087178675809 ( HP )
(021)- 65725715 ( rumah )
Golongan Darah
: O
Latar belakang
Pendidikan Formal
1997 – 2003 :
SDN 08 Pagi Palmerah Barat, Jakarta
2003 – 2006 : SMPN
Prestasi, Maluku Utara
2006 – 2009 :
SMAN 44, Maluku
2009 – 2013 :
Universitas Irian - Ilmu Ekonomi
Non Formal 2010 – 2011
: Kursus Bahasa Inggris di LIA
Rincian Pekerjaan :
- Mengatur
keuangan perusahaan
- Mengatur
jadwal bertemu klien
Contoh Curriculum Vitae
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar