ILMU SOSIAL DASAR: Surat Menyurat dan Curriculum Vitae

Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.

Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.

Pengertian Surat Dan Fungsi Surat

Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.

Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.

Fungsi Surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi

b. Sebagai wakil atau duta

c. Sebagai bahan bukti

d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut

e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu

f. Sebagai alat ingat (pengingat)

g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi

Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta

Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.

c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti

Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan

Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.

e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu

Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.

f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)

Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan

Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.

Syarat – Syarat Surat Yang Baik

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

1. Jelas

Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2. Benar

Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3. Sopan

Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.

4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele

Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5. Lengkap

Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6. Menarik

Menarik disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

Ketentuan Penulisan Surat

Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3. Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.

4. Menggunakan kalimat efektif.

o Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.

o Ringkas : tegas dan mudah dipahami.

o Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.

o Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)

o Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.

5. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.

6. Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.

7. Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.

8. Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.

9. Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.

o Ukuran : Kwarto (21x29 cm)

o Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.

o Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.

10. Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.

11. Menggunakan bahasa baku.

Mengenal Bahasa Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :

1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.

2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.

Jenis-jenis Surat

1. Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

b. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Format surat tertentu

2. Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

b. Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

c. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

e. Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

f. Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

g. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

a. Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

b. Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

c. Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

b. Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

c. Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

5. Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

a. Surat Biasa

Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b. Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

c. Surat Kilat Khusus

Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d. Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2) Menghilangkan basa-basi

3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5) Menempatkan tanda baca yang tepat

Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:

a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.

b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.

c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.

d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.

e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.

f) Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

Sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat itu terdiri dari:

a) Kepala surat

b) Tanggal surat

c) Nomor surat

d) Lampiran surat

e) Hal atau perihal surat

f) Alamat dalam

g) Salam pembuka

h) Isi surat

i) Salam penutup

j) Nama jabatan

k) Nama terang dan NIP

l) Tembusan

m) Inisial

Dalam bab ini akan dibahas satu persatu mengenai beberapa cara penulisan bagian-bagian surat tersebut menurut kaidah korespondensi, atau berdasarkan bentuk dan kelaziman yang diterapkan pada lembaga yang bersangkutan.

1) Kepala Surat.

Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga.

Penulisan kepala surat memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:

a) Dalam kepala surat harus tercantum: nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada.

b) Dapat dicantumkan juga logo atau lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.

c) Tidak boleh dibuat terlalu besar agar tidak mengganggu keindahan surat.

d) Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat surat.

2) Tanggal Surat

Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu:

O Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota.

O Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.

3) Nomor Surat

Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.

4) Lampiran

Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.

5) Hal atau Perihal

Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris agar tidak mengganggu format.

6) Alamat Dalam

Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:

a) Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat.

b) Yang diberikan kata Yth. adalah orangnya bukan lembaganya.

7) Salam Pembuka

Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam pembuka:

a. Dengan hormat,

b. Assalamu’alaikum wr. wb,

8) Isi Surat

· Alinea pembuka

Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain:

a. Dengan ini kami beritahukan bahwa .............

b. Kami beritahukan bahwa ...............................

c. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal ...... Nomor .......

· Isi surat

Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.

· Alinea penutup

Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.

Contoh:

a. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

b. Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

9) Salam Penutup

Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering digunakan seperti:

a. Hormat kami,

b. Wa’alaikum salam.

10) Nama Jabatan

Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

Contoh:

a) Direktur,

b) Kepala

11) Nama Terang dan NIP

Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.

12) Tembusan

Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.

13) Inisial

Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.

Contoh Surat Lamaran Kerja

Jakarta, 29 Mei 2013
Hal: Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth,
Bapak / Ibu Manager personalia
PT. Maju Terus

Dengan hormat,

Sesuai dengan informasi lowongan kerja dari PT. Maju Terus, seperti yang termuat dari harian Cerah pada tanggal 14 Oktober 2011. Saya ingin mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT. Maju Terus sebagai berikut:
Nama : ……………………..
Tempat & tgl. Lahir : …………………..
Pendidikan Akhir : ………………….
Alamat : …………………
HP : ………………….
Email : ………………………
Status Perkawinan : ……………………..(single/nikah)

Saat ini saya bekerja sebagai staff di PT. Hampir mati, Saya senang untuk belajar dan dapat bekerja dengan baik secara mandiri maupun dalam tim.

Sebagai bahan pertimbangan, saya juga melampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae).
2. Foto copy ijazah terakhir.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.

Besar harapan saya kepada PT. Maju Terus untuk memberikan kesempatan wawancara dan diberi kesempatan untuk menjelaskan lebih mendalam tentang diri saya. Seperti yang tercantum di resume (riwayat hidup), saya mempunyai riwayat pendidikan, pengalaman berpotensi dan seorang pekerja keras.

Demikian surat lamaran pekerjaan ini saya buat dan saya sampaikan terima kasih atas perhatian Bapak / Ibu Manager personalia.

Hormat saya,

Contoh Surat Pengunduran Diri

Jakarta, 29 Mei 2013
Kepada, yth, Kepala. HRD PT XXX

Di Tempat
Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sebagai karyawan PT XXX berdasarkan Surat Kesepakatan Bersama ( SKB) mengenai peraturan tenaga kerja dan karyawan, maka:

Nama       : …………….
Departemen   : …………….
Jabatan       : …………….
No Karyawan   : …………….

bermaksud mengajukan permohonan pengunduran diri dari PT XXX karena (sebutkan alasan mengapa anda mohon mengundurkan diri dari PT XXX, tidak perlu detail). Surat ini saya buat sesuai prosedur hubungan industrial dan tanpa motivasi negatif. Saya berharap perusahaan bisa menerima keadaan saya dan memberikan hak-hak sesuai peraturan yang berlaku.

Demikian surat permohonan pengunduran diri ini saya buat dengan sejujurnya. Atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan selama saya bekerja di PT XXX, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,
Jakarta, 29 Mei 2013

( …………………. )

Contoh Surat Kuasa

Yang bertanda tangan dibawah ini

Nama	: Etty Kusnaedi, SH, M.Si.
Jenis Kelamin	: Wanita
Tempat Tanggal Lahir	: Kuningan, 7 April 1968
Alamat	: Jl. Penjernihan 1 No. 27 Kel. Pejomongan, Kec.Tanah Abang, Jakarta Pusat
No. KTP	: 34.65.03.1006.78910
Pekerjaan	: Direktur Utama PT. Agung Gemilang

Memberikan kuasa kepada

Nama	: Nursakum
Alamat	: Jl. Administrasi Negara 1 No. 9 Kel. Petamburan, Kec. Tanah Abang, Jakarta Pusat.
No. KTP	: 35.76.02.1007.876543
Pekerjaan	: Karyawan PT. Agung Gemilang
Untuk pengambilan	: Satu Buah Buku BPKB Mobil Toyota Alphard
Nopol	: B 4716 UR
Warna	: Hitam Metalik
No. Mesin	: T-AVD-987-ID-9856565
No. Rangka	: MHUTG-9966546-AVD-68992.
Atas Nama	: Etty Kusnaedi, SH, M.Si.

Demikianlah Surat Kuasa ini saya buat agar dipergunakan sebagaimana semestinya.

Jakarta, 8 April 2013

Yang Diberi Kuasa Yang Memberikan Kuasa

(Nursakum) (Etty Kusnaedi, SH, M.Si.)

Curriculum Vitae

Pengertian Curriculum Vitae

Curiculum vitae atau daftar riwayat hidup adalah catatan singkat tengatang gambaran diri seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran diri itu paling tidak harus di isi keterangan tentang pendidikan atau keahlian dan pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan memberikan gambaran atau kualifikasi seseorang. Dari segi penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai bentuk standard. Riwayat hidup ditulis seperti karangan singkat, diawali oleh judul dan ditutup oleh rangkaian tanggal, tanda tangan dan nama. Sebenarnya riwayat hidup termasuk surat keterangan, dalam hal ini keterangan pribadi.

Ada beberapa perbedaan antara curriculum vitae dan resume. Sebuah curriculum vitae adalah lebih lama (hingga dua atau lebih halaman), lebih sinopsis rinci latar belakang dan keterampilan. Sebuah CV berisi pengungkapan latar belakang pendidikan Anda dan akademis serta pengalaman pengajaran dan penelitian, publikasi, presentasi, penghargaan, kehormatan, afiliasi dan rincian lainnya. Sebagai dengan resume, Anda mungkin perlu berbagai versi CV untuk berbagai jenis posisi.

Manfaat Curriculum Vitae

Manfaat curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.

Susunan Curiculum Vitae :

1. Data Pribadi

Bagian ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.

2. Pendidikan

Bagian ini menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak yang membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan terakhir).

3. Pengalaman Kerja

Bagian ini adalah bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang.

4. Skill Yang Dimiliki

Seharusnya pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif.

5. Training Yang Pernah Diikuti

Untuk lebih meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki.

6. Prestasi

Ini adalah bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.

7. Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan

Selain hal-hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial yang lebih luas, tidak hanya sebatas di lingkungan pekerjaan.

Isi Curriculum Vitae

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Desi Rahmningsih

Tempat, Tanggal Lahir : Makasar, 02 Maret 1995

JenisKelamin : Perempuan

Agama : Islam

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Jl. Suka Raya No. 67 RT 06 / RW 07

Telepon : 087178675809 ( HP )

(021)- 65725715 ( rumah )

Golongan Darah : O

Latar belakang Pendidikan Formal