3. PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

A. DEFINISI DAN DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

Definisi Pengambilan Keputusan

Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal ini berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan dan mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat penting. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada relasi sesama.

Kemudian terdapat definisi menurut para ahli, antara lain :

· Menurut George R. Terry :

pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

· Menurut Sondang P. Siagian :

pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.

· Menurut James A. F. Stoner :

pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.

Dari definisi pengambilan keputusan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa keputusan itu diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan, dan tidak boleh sembarangan. Pengambilan keputusan itu sendiri suatu cara yang digunakan untuk memberikan suatu pendapat yang dapat menyelesaikan suatu masalah dengan cara / teknik tertentu agar dapat lebih diterima oleh semua pihak. Masalahnya telebih dahulu harus diketahui dan dirumuskan dengan jelas, sedangkan pemecahannya harus didasarkan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang ada.

Dasar Pengambilan Keputusan :

Menurut George R. Terry, dasar-dasar pengambilan keputusan adalah :

1. Intuisi :

Suatu proses bawah sadar/tdk sadar yang timbul atau tercipta akibat pengalaman yang terseleksi. Pengambilan keputusan yang berdasarkan atas intusi atau perasaan memiliki sifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh.

A. Segi positif dalam pengambilan keputusan berdasarkan intusi adalah :

· Waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek.

· Untuk masalah yang pengaruhnya terbatas, pengambilan keputusan akan memberikan kepuasan pada umumnya.

· Keampuan mengambil keputusan dari peng-ambil keputusan itu sangat berperan, dan itu perlu dimanfaatkan dengan baik.

B. Segi negatif dalam pengambilan keputusan berdasarkan intusi adalah :

· Keputusan yang dihasilkan relatif kurang baik.

· Sulit mencari alat pembandingnya, sehingga sulit diukur kebenaran dan keabsahannya.

· Dasar-dasar lain dalam pengambilan keputusan seringkali diabaikan.

· Pengalaman

2. Pengalaman :

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis. Karena pengalaman seseorang dapat mempekira-kan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung ruginya, baik-buruknya keputusan yang akan dihasilkan. Karena pengalaman, seseorang yang menduga masalahnya walaupun hanya dengan melihat sepintas saja mungkin sudah dapat menduga cara penyelesaiannya.

3. Fakta :

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid, dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dpt menerima keputusan-keputusan yang dapat dibuat dengan rela dan lapang dada.

4. Wewenang :

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pim-pinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan we-wenang juga memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan.

A. Segi positif dalam pengambilan keputusan berdasarkan wewenang adalah :

· Kebanyakan penerimanya adalah bawahan, terlepas apakah penerimaan tsb secara su-karela ataukah terpaksa.

· Keputusannya dapat dapat bertahan dalam jangka waktu yg cukup lama.

· Memiliki otentisitas (otentik).

B. Segi negatif dalam pengambilan keputusan berdasarkan wewenang adalah :

· Dapat menimbulkan sifat rutinitas.

· Mengasosiakan dengan praktek dictatorial.

· Sering melewati permasalahan yg seharus-nya dipecahkan sehingga dapat menimbul-kan kekaburan.

5. Rasional :

Pada pengambilan keputusan yg berdasar-kan rasional, keputusan yg dihasilkan ber-sifat objektif, logis, lebih transparan, kon-sisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, shg dpt dikatakan mendekati kebenaran atau se-suai dgn apa yg diinginkan.

Ada beberapa hal yg harus diperhatikan dalam pengambilan keputusan secara rasional :

a. Kejelasan masalah.

b. Orientasi tujuan.

c. Pengetahuan alternative.

d. Preferensi yang jelas.

e. Hasil maksimal.

Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi

B. Jenis-jenis Pengambilan keputusan.

1. Berdasarkan program atau regularitas :

A. Pengambilan keputusan terprogram atau terstruktur, yaitu pengambilan keputusan yang sifatnya rutinitas, berulang-ulang, dan cara menanganinya telah ditentukan. Pengambilan keputusan terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah yg terstruktur melalui :

· Prosedur : yaitu serangkaian langkah yang berhubungan dan berurutan yang harus di-ikuti oleh pengambil keputusan.

· Aturan : yaitu ketentuan yang mengatur apa yang harus dan apa yang tidak boleh dilaku-kan oleh pengambil keputusan.

· Kebijakan : yaitu pedoman yang menentukan parameter untuk membuat keputusan.

B. Pengambilan Keputusan Tidak Terprogram :

(Tidak Terstruktur) adalah pengambilan keputusan yang tidak rutin dan sifatnya unik sehingga me-merlukan pemecahan khusus.

2. Berdasarkan Tingkat Kepentingannya :

Pada umumnya suatu organisasi memiliki hie-rarki manajemen. Secara klasik, hierarki ini terbagi 3 (tiga) tingkatan, yaitu :

A. Manajemen Puncak yang berkaitan dengan masalah perencanaan yang bersifat strategis (strategic planning). Pada manajemen puncak keputusan yg diambil adalah keputusan strategis.

B. Manajemen Menengah, yaitu menangani permasalahan kontrol/pengawasan yang sifat pekerjaannya lebih banyak pada masalah administrasi. Pada manajemen menengah ini keputusan yang diambil adalah keputusan administrasi/taktis. Keputusan ini adalah keputusan yg berkaitan dengan pengelolaan sumberdaya.

C. Manajemen operasional, yaitu berkaitan dengan kegiatan operasional (kegiatan operasi harian). Keputusan yang diambil pada manajemen operasional disebut keputusan operasional.

3. Berdasarkan Tipe Persoalan :

A. Keputusan internal jangka pendek, yaitu keputusan yang berkaitan dengan kegiatan rutin/operasional seperti : pembelian bahan baku, penentuan jadwal produksi.

B. Keputusan internal jangka panjang, yaitu keputusan yang berkaitan dengan perma-salahan organisasional seperti : perombak-an struktur organisasi, perubahan departemen. Keputusan Eksternal Jangka Pendek, yaitu kepu-tusan yang berkaitan dengan semua persoalan yg berdampak dgn lingkungan dalam rentang waktu yang relatif pendek, seperti : mencari subkontrak untuk suatu permintaan khusus.

C. Keputusan Eksternal Jangka Panjang, yaitu kepu-tusan yg berkaitan dengan semua persoalan dgn lingkungan dalam rentang waktu yg relatif pan-jang, seperti : merger dengan perusahaan lain dan ini bersifat strategis.

4. Berdasarkan lingkungannya :

A. Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti, yaitu pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal :

· Alternatif yg harus dipilih hanya memiliki satu konsekuensi/jawaban/hasil. Ini berarti hasil dari setiap alternatif tindakan tersebut dapat ditentukan dengan pasti.

· Keputusan yg diambil didukung oleh informasi/data yg lengkap, shg dapat diramalkan secara akurat hasil dari setiap tindakan yg dilakukan.

· Dalam kondisi ini, pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yg akan terjadi di masa yg akan datang.

· Biasanya selalu dihubungkan dengan keputusan yang menyangkut masalah rutin, karena kejadian tertentu di masa yg akan datang dijamin terjadi.

· Pengambilan keputusan seperti ini dapat ditemui dalam kasus/model yg beresifat deterministik.

B. Pengambilan Keputusan dalam kondisi resiko, adalah pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal :

· Alternatif yg dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil.

· Pengambilan keputusan memiliki lebih dari satu alternatif tindakan.

· Diasumsikan bahwa pengambilan keputusan mengetahui peluang yg akan terjadi terhadap berbagai tindakan dan hasil.

· Resiko terjadi karena hasil pengumpulan keputusan tidak dapat diketahui dengan pasti, walaupun diketahui nilai probabilitasnya.

· Pada kondisi ini ada informasi atau data yang akan mendukung dlm membuat keputusan, berupa besar atau nilai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan.

· Teknik pemecahannya menggunakan konsep probabilitas, seperti model keputusan probabilistik, model inventori probabilistik, model antrian probabilistik.

C. Pengambilan Keputusan dalam kondisi tidak pasti, yaitu pengambilan keputusan dimana :

· Tidak diketahu sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi tsb.

· Pengambilan keputusan tdk dapat menentukan probabilitas terjadinya berbagai kondisi atau hasil yg keluar.

· Pengambil keputusan tidak mempunyai pengetahuan atau informasi lengkap mengenai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan tsb.

· Hal yg akan diputuskan biasanya relatif belum pernah terjadi. Tingkat ketidakpastian keputusan semacam ini dapat dikurangi dengan cara :

Ø Mencari informasi lebih banyak.

Ø Melalui riset atau penelitian.

Ø Penggunaan probabilitas subjektif

· Teknik pemecahannya adalah menggunakan beberapa metode/kreteria, yaitu metode maximin, metode maximax, metode Laplace, metode minimax regret, metode relaisme dan dibantu dengan tabel hasil (pay off tabel).

D. Pengambilan Keputusan dalam kondisi Konflik adalah pengambilan keputusan dimana :

· Kepentingan dua atau lebih pengambil keputusan saling bertentangan dalam situasi persaingan.

· Pengambil keputusan saling bersaing dengan pengambil keputusan lainnya yg rasional, tanggap dan bertujuan utk memenangkan persaingan tsb.

· Pengambil keputusan bertindak sbg pemain dalam suatu permainan.

· Teknik pemecahannya adalah menggunakan teori permainan.

C. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan.

Menurut Terry (1989) faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan sebagai berikut:

1) hal-hal yang berwujud maupun tidak berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan.

2) setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi.

3) setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain.

4) Jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan.

5) pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik.

6) pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama.

7) diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang baik.

8) setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul.

9) setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.

Kemudian terdapat enam faktor lain yang juga ikut mempengaruhi pengambilan keputusan.

1) Fisik.

Didasarkan pada rasa yang dialami pada tubuh, seperti rasa tidak nyaman, atau kenikmatan. Ada kecenderungan menghindari tingkah laku yang menimbulkan rasa tidak senang, sebaliknya memilih tingkah laku yang memberikan kesenangan.

2) Emosional.

Didasarkan pada perasaan atau sikap. Orang akan bereaksi pada suatu situasi secara subjective.

3) Rasional.

Didasarkan pada pengetahuan orang-orang mendapatkan informasi, memahami situasi dan berbagai konsekuensinya.

4) Praktikal.

Didasarkan pada keterampilan individual dan kemampuan melaksanakan. Seseorang akan menilai potensi diri dan kepercayaan dirinya melalui kemampuanya dalam bertindak.

5) Interpersonal.

Didasarkan pada pengaruh jaringan sosial yang ada. Hubungan antar satu orang keorang lainnya dapat mempengaruhi tindakan individual.

6) Struktural.

Didasarkan pada lingkup sosial, ekonomi dan politik. Lingkungan mungkin memberikan hasil yang mendukung atau mengkritik suatu tingkah laku tertentu.

D. IMPLIKASI MANAJERIAL

Metode Linier Programming Dalam Pengambilan Keputusan

Untuk membuat lebih terstruktur proses-proses pengambilan keputusan, kemudian untuk memudahkan seseorang yang mengambil keputusan menjelaskan ke khalayak ramai, mudah mempertanggungjawabkan keputusan yang diambil, mudahnya membuat simulasi pengambilan keputusan, dan kebutuhan-kebutuhan yang lain; berbagai argumen tersebut, mendorong para pakar mengeluarkan ide-ide yang membuat pengambilan keputusan dilakukan secara terstruktur.

Berbagai metode dikembangkan. Umumnya metode pengambilan keputusan mengambil bentuk linier (karena keterbatasan penyajian tulisan dalam blog ini, maka index dituliskan setelah huruf yang dipentingkan yang dituliskan dalam bold):
o_k= w₁u_1k + w₂u_2k + w₃u_3k + … +w_nu_nk
dimana
o_k = nilai dari obyek pilihan ke-k
w_i = menyatakan nilai bobot (weight) untuk atribut/ kriteria ke-i
u_ik = menyatakan nilai utilitas (utility) untuk atribut/ kriteria ke-i dan objek penilaian ke-k

Pemberian nilai Bobot dilakukan mengingat satu atribut mempunyai tingkat lebih tinggi/ lebih rendah dibanding nilai atribut yang lain. Misalnya untuk menentukan pilihan Perguruan Tinggi, diperlukan kriteria: Biaya kuliah, Kualitas Perguruan Tinggi, Fasilitas, dan Lingkungan. Tentu bagi orang-orang tertentu bisa memberikan nilai bobot amat tinggi untuk Kualitas Perguruan Tinggi, namun seseorang lain, mungkin menganggap nilai bobot tinggi untuk Biaya Kuliah, dst.

Sedangkan nilai utilitas merupakan nilai semu yang diperhitungkan dari nilai-nilai yang dimiliki objek-objek dengan memperhitungkan perbandingan diantara nilai-nilai objeknya.

Nilai objek, contohnya: Biaya Kuliah di ITB: 2juta, IT Telkom: 6juta, ITS: 1,5juta, UGM: 1,5juta, Undip: 1,5juta, X: 0,5juta, Y: 250juta dst.

Nah, jika nilai utilitas langsung diambil dari Biaya Kuliah, jelas amat njomplang, karenanya harus dihitung utilitasnya saja, supaya tidak seperti nilai nol koma dan nilai 250. Tentu, sangat tidak sebanding. Karena itu, digunakan nilai utilitas.

Rumusan nilai utilitas tidak ada yang baku. Namun harus dijaga keseimbangan diantara nilai-nilai tersebut. Dan harus diperhatikan pula bahwa nilai utilitas harus memberikan arti pada setiap nilai, namun mempunyai kewajaran.

Di lain pihak, harus diperhatikan pula bahwa ada yang semakin besar semakin bagus nilainya, namun ada pula semakin besar semakin jelek nilainya. Seperti contoh di atas tentu dari sisi calon mahasiswa semakin besar Biaya Kuliah akan berarti semakin jelek nilai utilitasnya, namun dari sisi Perguruan Tinggi boleh jadi (artinya memang bukan sebuah kepastian, harus memperhatikan faktor-faktor yang lain), semakin besar biaya yang dibayarkan oleh mahasiswa, maka akan semakin baik.

Contoh lain Linear Programming: gambar 1 memperlihatkan (bentuk matriks) data problema dimana tiga pabrik, 1, 2 dan 3 mengirimkan barang-barang ke Gudang A, B, C dengan biaya unit angkutan tertera dengan angka-angka dibagian kanan bawah dari kotak data tersebut. Biaya dari pabrik 1 ke gudang A adalah $ 8, dari pabrik 3 ke gudang B adalah $ 5 dan seterusnya. Jumlah dari kapasitas pabrik tertera di dalam kolom terakhir dibagian kanan, 100-400-200; kapasitas gudang-gudang tertera pada barisan bawah, yakni 200-400-100. Problemanya ialah untuk menentukan jumlah barang yang harus dikirimkan oleh setiap pabrik ke masing-masing gudang untuk mendapatkan jumlah biaya angkutan yang minimum.

Jawabannya terdapat di dalam angka-angka yang dilingkari dengan jumlah biaya $ 3,400,-. Jawaban tersebut bisa didapat dengan cara yang manapun juga. Dapat dimulai dari sudut “barat-daya” dan diisikan ke dalam kotak, ke kanan dan ke bawah. Distribusi tersebut kemudian diperbaiki dengan mengadakan evaluasi terhadap setiap kotak yang kosong untuk menentukan apakah akan menghasilkan pengurangan biaya.

Gbr.1 : Data Linear programming dalam bentuk matrix

Pabrik