PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.             PENGERTIAN DAN ARTI PENTING KOMUNIKASI

Pengertian komunikasi telah dipakai demikian luasnya dalam kehidupan kita sehari-hari,dan juga telah menjadi objek studi para ahli dalam kurun waktu yang cukup lama. Tentang definisi atau rumusan pengertian komunikasi sebetulnya cukup banyak yang dikemukakan oleh para pakar. Akan tetapi , mereka kebanyakan sepakat dengan asumsi bahwa komunikasi adalah suatu proses yang dinamis ,yakni suatu transaksi yang akan mempengaruhi pengirim dan penerima,serta merupakan suatu proses personal dan simbolik yang membutuhkan kode abstraksi bersama.

Berdasarkan asumsi diatas, maka para teorisi komunikasi membagi definisi itu ke dalam dua aliran,yaitu: (1) definisi yang berorientasi pada sumber, dan (2) definisi yang berorientasi pada penerima.

(1)   Komunikasi Yang Berorientasi Pada Sumber

Kebanyakan definisi yang berorientasi pada sumber menyatakan bahwa “komunikasi adalah kegiatan dengan mana seseorang (sumber) secara sungguh-sungguh memindahkan stimuli guna mendapatkan tanggapan” (Miller). Karenanya, dengan melihat unsur kesungguhan dalam komunikasi, maka definisi ini cenderung berpandangan bahwa semua komunikasi pada dasarnya adalah persuasive. Lebih jauh lagi,komunikasi yang berorientasi pada sumber menekankan pentingnya variable-variabel tertentu dalam proses komunikasi, seperti: isi pesan,dan sifat persuasifnya.

Dengan kata lain, komunikasi menurut pandangan ini memfokuskan perhatian pada produksi pesan-pesan efektif.

(2)   Definisi Yang Berorientasi Pada Penerima

Memandang bahwa “komunikasi sebagai semua kegiatan di mana seseorang (penerima) menanggapi stimulasi atau rangsangan” (Steven). Tegasnya, proses komunikasi menurut pandangan ini berkenaan dengan pemahaman dan arti,karena tekanan diletakkan pada bagaimana penerima melihat dan menafsirkan suatu pesan.

Pandangan ini tidak membatasi diri pada perilaku yang bersifat intentional saja, dan karenanya memperluas lingkup dari situasi komunikasi.

Definisi-definisi di ata masing-masing hendak menjelaskan proses komunikasi dan menyajikan pegangan bagi setiap orang yang akan menggunakannya, mesti disadari bahwa setiap definisi masing-masing memiliki keterbatasan-keterbatasan. Namunn suatu hal yang pasti,bahwa kedua definisi  di atas sama-sama memilki nilai walau masing-masing mewakili pandangan yang berbeda mengenai proses komunikasi itu. Untuk lebih menjelaskan pemahaman kita tentang definisi komunikasi, Cooley memberikan rumusan : “komunikasi adalah mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan mengembangkan semua lambang pikiran,bersama-sama dengan sarana untuk menyiarkannya dalam ruang dan merekamnya dalam waktu. Ini mencakup wajah,sikap dan gerak-gerik,suara, kata-kata tertulis, percetakan, dan apa saja yang merupakan penemuan-penemuan mutakhir untuk menguasai ruang dan waktu” .

Rumusan Cooley merupakan rumusan yang paling lengkap diantara sekian banyak definisi komunikasi yang pernah dikemukakan. Di dalamnya mengandung unsur yang penting,yaitu : (1) ide dari komunikasi sebagai dasar yang hakiki bagi hubungan manusia, (2) komunikasi sebagai proses yang memungkinkan hubungan tersebut menjadi suatu kegiatan,(3) adanya mekanisme berupa simbiolisasi (kata-kata,gambar, dan sebagainya) dan alat-alat untuk pemindahan bagi objek-objek dari hubungan tadi (informasi,ide,pengalaman,dan sebagainya).

Dari beberapa definisi yang dikemukakan di atas, maka secara ringkas komunikasi dapat diartikan sebagai proses pemindahan atau pengalihan pengertian (transference of meaning), sedangkan pengertian komunikasi yang lebih lengkapnya dirumuskan sebagai proses penyampaian pesan dari suatu sumber berita kepada penerima melalui saluran tertentu dengan tujuan untuk mendapatkan tanggapan dari penerima.
            Pengertian Komunikasi lainnya adalah penyampaian pesan dari komunikator (sender) kepada komunikan (receiver) melalui media tertentu dan menyebabkan respon. Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari manajemen dalam organisasi. Sedangkan Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu komunikasi atau proses untuk anggota menghimpun informasi yang berhubungan dengan organisasinya dan merubah apa yang terjadi di dalamnya.Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting supaya tidak terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi antar anggota suatu organisasi agar tercapainya tujuan tertentu.
Manusia adalah makhluk sosial, dimana kegiatannya tidak lepas dari berinteraksi dan berkomunikasi satu dengan yang lain. Tanpa adanya komunikasi,  manusia akan sulit untuk hidup karena manusia juga makhluk yang tidak bisa hidup sendiri, tetapi membutuhkan bantuan orang lain.Maka dari itu, kita perlu mengetahui pengertian dan manfaat adanya komunikasi di dalam berorganisasi.
            Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Dalam ilmu-ilmu sosisal, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), pelaku organisasi (organizational behaviour),
atau analisis organisasi (organization analysis).

    ARTI PENTING KOMUNIKASI

            Komunikasi itu penting, semua orang tahu, karena ini merupakan basic instinct dari setiap makhluk hidup. Setiap makhluk punya cara komunikasi masing-masing, setiap manusia pun tak lepas dari cara dia melakukan komunikasi. Kita tak bisa membeda-bedakan bahasa, suku, adat, kebiasaan, tradisi maupun agama karena pada dasarnya berkomunikasi, menyampaikan pesan itu asal dilakukan dengan baik dan benar, serta dalam keadaan saling terbuka, fikiran jernih tanpa sentimen dan perasaan negatif, pasti maksud yang ingin disampaikan dapat diterima.

JENIS DAN PROSES KOMUNIKASI

 

1. Sumber ( source ) : Pihak yang berinisiatif atau berkebutuhan untuk berkomunikasi, individu, kelompok, organisasi, perusahaan, dll. Pihak sumber memiliki  gagasan  yang akan disampaikan kepada penerima. Gagasan diubah menjadi pesan melalui proses encoding, yaitu proses merubah gagasan menjadi simbol-simbol yang umum (kata, bahasa, tanda, gambar, dst.) sehingga dapat dipahami oleh penerima.

2. Pesan (message) : hal-hal yang bersifat verbal dan/ atau nonverbal yang mewakili perasaan, pikiran, keinginan atau maksud sumber tadi.

3. Saluran/Media (channel) : alat/ wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesan kepada penerima.

4. Penerima (receiver) : Orang yang menerima pesan dari sumber. Penerima pesan ini menerjemahkan/ menafsirkan seperangkat simbol verbal dan/ atau non verbal yang ia erima menjadi gagasan yang dapat ia pahami. Proses demikian disebut decoding.

5. Efek (effect) : Apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

Ada bermacam-macam cara pandang yang dapat dipakai untuk membedakan berbagai bentuk komunikasi. Komunikasi dapat dibedakan dari lingkup organisasi,arah,tingkatan/hirarki organisme,sifat, dan media yang digunakan untuk mentransfer pesan-pesan komunikasi. Secara singkat, beberapa macam jenis komunikasi yang dimaksud adalah sebagai berikut:

(1)   Lingkup Organisasi

Menurut lingkupnya dalam organisasi, komunikasi dapat dibedakan antara Komunikasi Intern dan Komunikasi Ekstern.

§  Komunikasi Intern adalah komunikasi yang terjadi antara orang-orang atau bagian-bagian yang ada atau berlangsung di dalam sebuah organisasi. Misalnya,antara atasan dengan bawahan, antara pejabat yang setingkat, atau antara bagian pemasaran dengan bagian produksi.

§  Komunikasi Ekstern adalah komunikasi yang terjadi atau berlangsung anatara suatu organisasi dengan pihak luar atau dengan bagian-bagian organisasi lain. Contohnya, sebuah organisasi perusahaan dengan Bank, kantor pemerintah, dan sebagainya.

(2)   Arah

Dari sudut arahnya,komunikasi dapat dibeakan antara komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah.

§  Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang ditandai oleh adanya satu pihak yang aktif, yaitu penyampaian informasi; sedangkan pihak lainnya bersifat pasif dan menerima. Biasanya komunikasi atasan kepada bawahan, seperti instruksi yang garus dikerjakan dan semacamnya adalah komunikasi satu arah .

§  Komunikasi dua arah adalah komunikasi yang ditandai oleh peran aktif kedua pihak yang sama-sama sebagai pemberi dan penerima informasi. Pertukaran pikiran dan pendapat dalam rapat atau diskusi adalah contoh komunikasi dua arah.

(3)   Tingkatan Organisasi

Di dalam stuktur organisasi dikenal adanya tingkat-tingkat, dan karenanya juga akan ikut menentukan corak komunikasi yang berlangsung di dalamnya.

Berdasarkan tingkatan organisasi, komunikasi dapat dibedakan menjadi Komunikasi Vertikal dan Komunikasi Horizontal.

§  Komunikasi Vertikal adalah komunikasi yang berlangsung antara bawahan dengan atasan di dalam hirarki organisasi. Komunikasi vertical dari atas dapat berupa perintah, arahan, dan petunjuk, sedangkan komunikasi vertical kebawah dapat berupa pemberian usulan, laporan, masukan, dan memohon petunjuk.

§  Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung diantara para pejabat yang sederajat. Komunikasi horizontal , karena terjadi antara para pejabat yag sederajat, biasanya dapat berupa koordinasi, konsultasi atau konfirmasi.

(4)   Sifat Formal Dan Informal

Dari segi sifatnya, komunikasi dalam organisasi dapat berupa komunikasi formal dan informal.

§  Komunikasi formal adalah komunikasi yang melalui jalur atau saluran organisasi dan berkenaan dengan urusan-urusan organisasi yang resmi.

§  Komunikasi informal adalah komunikasi yang berlangsung tidak melalui saluran organisasi yang resmi atau menyangkut urusan-urusan di luar organisasi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang jalurnya disebut “tersembunyi”, sebab tidak tergambar dalam struktur organisasi.

 Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu

§  - Pemuasan kebutuhan manusiawi,

§  - Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

§  - Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

§  - Sumber informasi hubungan pekerjaan.

Untuk memetakan pola komunikasi informal, bisa dilakukan dengan bantuan sosiometri. Hasil pemetaannya biasa disebut sebagai sosiogram.

Jalur informasi yang dilalui oleh informasi yang informal biasa disebut sebagai Gravevine. Sedangkan informasi yang beredar melalui gravevine ini seringkali disebut Rumor atau Gossip.

(5)   Pola Komunikasi Kelompok

Pendapat Hamner, mengatakan bahawa ada lima pola komunikasi kelompok, yaitu: pola lingkaran (circle), pola Y, pola roda (wheel), pola rantai (chain),dan pola seluruh saluran (all-channel). Pembagian ini oleh Duncan disederhanakan menjadi pola terpusat (centralized) dan tersebar (decentralized).

(6)   Media

Dari segi media atau alat yang digunakan untuk mentransfer pesan, dikenal dengan adanya komunikasi visual, audial, audio-visual.

§  Komunikasi visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu untuk mengirim pesan yang dapat ditangkap oleh indera penglihatan (mata). Contoh komunikasi visual: memo, poster, surat kabar, gambar, dan semacamnya.

§  Komunikasi audial adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang dapat ditangkap oleh indera pendengaran (telinga). Contoh komunikasi audial: radio, telepon, kuliah dll.

§  Komunikasi audio-visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang pesannya ditangkap oleh penglihatan dan pendengaran secara bersamaan. Contoh komunikasi audio-visual: video, film, lase, disc dsb.

(7)   Cara Penyampaiannya

Dari segi cara menyampaikan pesan dapat dibedakan antara komunikasi verbal dan komunikasi non-verbal.

§  Komunikasi Verbal adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kebanyakan orang, baik melalui media tulis maupun lisan,

v  Komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato

komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

v  Komunikasi tulisan

komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya.
komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku.  dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.

Penyiar tv dan radio atau penulis berita dikoran yang pesannya dapat dengan mudah kita tangkap makna pesannya disebut melakukan komunikasi verbal pada hakekatnya lebih mudah dimengerti.

§  Komunikasi Non-verbal disebut juga dengan komunikasi tanpa kata, adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan melalui simbol-simbol, isyarat, atau perilaku tertentu yang bukan dengan kata-kata. Biasanya komunikasi seperti ini dipahami oleh kalangan yang terbatas, tergantung dari pengalaman, pendidikan, latar belakang budaya dan adat istiadat, dan sebagainya. Misalnya atasan yang marah pada bawahan karena tidak puas dengan hasil kerjanya menulis disposisi dengan tinta merah, orang yang berdiam diri diluar kebiasaan untuk mengkomunikasikan kesedihan, dan sebagainya adalah bentuk-bentuk komunikasi non-verbal. Karenanya, bentuk komunikasi ini pada tahap-tahap awalnya sukar dimengerti.

Macam-macam komunikasi di atas tidak selalu berdiri sendiri dan tidak berhubungan satu sama lain. Sebab,  di dalam praktek, sebuah bentuk komunikasi tertentu dapat mengandung beberapa unsur bentuk komunikasi yang lain secara bersamaan, misalnya: komunikasi formal dengan pihak luar organisasi (eksternal) yang menggunakan surat (visual) dan maksudkan untuk meminta tanggapan adalah salh satu contohnya.

Adapun jenis- jenis komunikasi dalam organisasai antara lain :

Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral

Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.

.

3.Komunikasi efektif

Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi.

·         Tujuan Komunikasi Efektif

Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberi kan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan. tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat seinbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :

1. Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.

2. Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.

3. Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.

4.Implikasi manajerial

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen.

Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :

1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.

2. Implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

CONTOH KASUS :

IMPLIKASI MANAJERIAL YANG MUNCUL DARI ORGANISASI TANPA BATAS

Tipe organisasi tanpa batas memakai pengaturan yang mengeliminasi atau menghapus halangan geografis artitisial. Para manajer memilih pendekatan ini dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas di pasar global yang kompetitif dengan memperkenalkan produk perusahan kepada kolega-kolega dalam dan luar negeri, mempromosikan ke media massa. Implikasi yang dirasakan oleh para pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk yang diproduksi di negara lain,dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam dan manusia yang ada pada negara tersebut . Jadi struktur organisasi manajerial tidak akan berpusat pada satu organisasi manajerial namun harus mencakup seluruh struktur organisasi manajerial di seluruh negara dimana perusahaan itu berada.

Sumber : 
http://fadhilriwanto.blogspot.com/2012/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html
http://thomwhite21.blogspot.com/2013/04/pengertian-dan-arti-penting-komunikasi.html
http://candra-zulisman.blogspot.com/2013/04/a.html

http://ebekunt.wordpress.com/2009/12/07/peranan-faktor-encoding-dalam-keberhasilan-komunikasi/

http://eddybong.blog.binusian.org/category/pengantar-manajemen-dan-bisnis/page/3/

Ivancevich,John M,dkk.2005.Perilaku dan Manajement Organisasi Jilid 2.Jakarta:Erlangga.

Sofyandi, Herman;Garniwa, Iwa.2007.Perilaku Organisasional.Yogyakarta:Graha Ilmu.

Gibson, James L,dkk.1994.Organisasi Jilid 2. Jakarta:Erlangga.